Fennovet Oy

KOULUTUKSIIN ILMOITTAUTUNEIDEN TIETOSUOJASELOSTE JA REKISTERÖITYJEN INFORMOINTI  

Yleistä

Tämä on Fennovet Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen Asetus (EU) 2016/679 (GDPR) mukainen dokumentti rekisteröidyn informoimiseksi.

Laadittu 15.5.2018. Viimeisin päivitys 20.1.2019.

Rekisterinpitäjä  

Fennovet Oy

Aleksis Kiven katu 52-54, 00510 Helsinki

09 7745 4819 fennovet@fennovet.fi www.fennovet.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö  

Henkilö, johon voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa: Outi Hälli

sähköposti: outi.halli@fennovet.fi

puhelin: 0504005710

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

• yhteydenpito koulutuksiin ilmoittautuneisiin
• koulutustoiminnan ja muiden tapahtumien järjestäminen, laskutus, tilastointi ja arviointi
• koulutustiedotteiden lähettäminen ja ko. tapahtuman aiheeseen liittyvien tuotteiden markkinointi

Henkilötietojen käsittely perustuu Yleisen tietosuoja asetuksen, 6 artikla, kohtaan: Oikeutettu etu asiakkuuteen perustuen.

Keitä rekisteröidään  

• koulutukseen ilmoittautuneet
• koulutuksen maksaja, kun osallistumismaksu laskutetaan
• koulutuksen tilaaja

Rekisteriin tallennetaan  

• nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite)
• tieto Suomen Eläinlääkäriliitto ry:n jäsenyydestä
• lisätietoja liittyen koulutuksen laskutukseen ja järjestelyyn
• luottokortilla ja verkkopankissa maksamiseen liittyvät maksutiedot eivät tallennu Fennovet Oy:n järjestelmiin, vaan tiedot välittyvät kolmansille osapuolille, jotka ovat PCI-sertifioituja.

Säännönmukaiset tietolähteet  

Asiakkaiden itse ilmoittamat tiedot.

Tietojen käsittelijät

• Fennovetin henkilöstö
• Koulutusten ilmoittautumisten osalta Eventilla Oy
• Koulutusten sähköisten palautteiden keräämisen osalta Webropol Oy
• Taloudenhallinnan osalta EmCe Solution Partner Oy

Rekisteritietojen suojauksen periaatteet  

1. Koulutusten ilmoittautumiset

Kurssien ilmoittautumiset kirjataan yrityksen tapahtumanhallintajärjestelmään (Eventilla).  Tiedot kirjautuvat palveluntarjoajan palvelimelle. Tapahtumanhallintajärjestelmään on pääsy vain Fennovetin henkilöstöllä. Tapahtumanhallintajärjestelmään kirjaudutaan käyttäen henkilökohtaista käyttäjätunnusta sekä salasanaa.

2. Koulutusten osallistujalistaukset

Koulutusten täydelliset osallistujalistaukset säilytetään tapahtumanhallintajärjestelmässä. 

Koulutusjärjestelyiden tarpeen mukaan suppeita osallistujalistauksia sisältäen ainoastaan osallistujan nimen ladataan järjestelmästä ja tallennetaan yrityksen henkilöstön käyttöön henkilökohtaisten tietokoneiden kovalevylle tai yrityksen verkkolevylle. Kaikki henkilökohtaiset tietokoneet ovat käyttäjätunnus ja salasanasuojattuja. Verkkolevylle pääsee vain yrityksen sisäisen verkon kautta, mikä vaatii salasanan lisäksi joko fyysistä paikalla oloa yrityksen toimistossa tai VPN-yhteyden käyttöä.

3. Taloushallintaohjelman asiakasrekisteri

Koulutusten osallistujat siirretään laskutusta varten taloushallintaohjelmiston (Emce) asiakasrekisteriin. Kirjautuminen taloushallintarekisteriin vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jotka ovat Fennovetin tytäryhtiön TiliEllin työntekijöiden henkilökohtaisessa käytössä. 

5. Palautekyselyt

Koulutusten osallistujien sähköpostiosoitteet siirrettään Webropolin sähköisten kyselyiden luomiseen tarkoitettuun ohjelmaan palautteiden keräämiseksi. Ohjelmaan kirjautuminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan.

Yleisesti rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Rekisterin toteutuksessa käytetään luotettuja palveluntarjoajia, joiden tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kaikkien palveluntarjoajien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja‐asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisteriä ei luovuteta sivullisille lukuun ottamatta tekniseen hallinnointiin liittyviä toimia (esim. palvelimen tai verkkokauppa‐alustan hallinnointi).

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Koulutuksen suppea osallistujalista sisältäen osallistujan nimen, sähköpostiosoitteen sekä kotipaikkakunnan voidaan luovuttaa tapahtuman osallistujille, kouluttajille sekä tapahtuman yhteistyökumppaneille. Tietojen luovutukseen kysytään rekisteröidyn suostumus ilmoittautumisen yhteydessä.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle  

Ei luovuteta.

Tietojen säilytysaika  

Tietojen säilytysaikaan sovelletaan tapahtumahallintajärjestelmässä olevien tietojen suhteen kirjanpitolakia (10 §), joka on vähintään kuusi vuotta sen tilikauden (vuoden) lopusta, jonka aikana koulutus on päättynyt. 

Suppeat osallistujalistaukset henkilöstön tietokoneilta ja yrityksen verkkolevyltä poistetaan tapahtuman päättymisen jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet  

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet omiin henkilötietoihinsa:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröity voi peruuttaa henkilötiedon luovuttamiseen annetun suostumuksensa. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Mikäli rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, hänen tulee olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Henkilötietojen käyttö automaattiseen päätöksen tekoon, mukaan lukien profilointi

Ei käytetä

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.