SHLL:n koulutusaamupäivä jäsenyrityksille kuljetusvakuutuksista

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Huolinta- ja Logistiikkaliitto ry (”SHLL”)
Eteläranta 10 (6. krs), PL 62
00131 Helsinki
Vaihde 020 595 5000
office@huolintaliitto.fi

2. Rekisterin nimi 

SHLL:n jäsen- ja sidosryhmätietorekisteri

3. Yhteyshenkilö

Petri Laitinen
puh. 040 588 1071
petri.laitinen@huolintaliitto.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tärkein ja pääasiallinen käyttötarkoitus on jäsenyritysten palvelemisen mahdollistaminen jäsenyysaikana. Sidosryhmistä koottujen väliaikaisten henkilötietojen tarkoitus on mahdollistaa perusteltu yhteydenpito ja vuorovaikutus SHLL:n sidosryhmien kanssa.

SHLL:n jäsenyritykset ovat oikeutettuja vastaanottamaan oikeudellista neuvontaa, osallistumaan järjestön toimintaan sekä saamaan tietoja järjestön edunvalvonnasta ja viestinnästä (uutiskirjeet, sidosryhmäkirjeet) sekä toiminnasta (ml. koulutukset, tapahtumat, lausunnot) osana jäsenyyttään. Neuvonnan, osallistumisen, tietojen vastaanottamisen ja viestinnän vastaanottajana ovat jäsenyritysten nimeämät jäsenyritysten työntekijät. 

Lisäksi rekisteriä käytetään rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnitteluun, tilastointiin ja erilaisten tapahtumien ja koulutusten järjestämiseen. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on SHLL:n jäsenyys tai muu oikeutettu etu, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen, suostumukseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon. Tietoja voidaan käyttää myös lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. 

SHLL kerää satunnaisesti henkilötietoja sidosryhmistä kuten virkamiehistä, median edustajista, poliitikoista ja muista yhteistyökumppaneista. Näitä tietoja käytetään sidosryhmäviestintään sekä kutsujen lähettämiseen eri tapahtumiin tapahtumakohtaisesti eikä niitäsäännönmukaisesti säilytetä myöhempää käyttöä varten.

5. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tiedot

Rekisteri sisältää vähintään yhden kontaktihenkilön/yritys, joiden rooli yrityksessä on tyypillisesti

• jäsenyrityksen toimitusjohtaja tai toiminnanjohtaja
• muu ylemmän johdon edustaja
• viestinnän edustaja

Rekisteri voi sisältää

• henkilön nimen
• ammattinimikkeen
• (työ)sähköpostiosoitteen
• (työ)puhelinnumeron

Tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä keräämme esimerkiksi osallistujan nimen, mahdollisesti tehtävänimikkeen ja muut vapaaehtoisesti luovutetut yhteystiedot kuten puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen.

Tarvitsemme näitä tietoja ollaksemme yhteydessä osallistujiin mm. tarkempien tapahtumajärjestelyiden osalta. Tapahtumien ruokatarjoiluja varten tiedustelemme osallistuilta myös ruokaallergioita. Näiden tietojen luovuttaminen on tapauskohtaista ja vapaaehtoista.

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. 

Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa rekisteröidyn suostumuksella tai toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Rekisterinpitäjä käyttää palvelutarjoajia mm. taloushallinnon, palkanlaskennan, tietotekniikan, viestinnän ja erilaisten
kohdennettujen yrityskyselyjen operatiiviseen toteuttamiseen.

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja vain siinä määrin kuin ne osallistuvat rekisterinpitäjän palvelujen toteuttamiseen. Rekisterinpitäjä velvoittaa palveluntarjoajia hankintasopimuksen solmimisen yhteydessä huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ainoastaan tietosuojalainsäädännön edellyttämillä perusteilla esimerkiksi palveluntarjoajan käsitellessä henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta jäsenyyteen tai tapahtumaosallistumiseen liittyvien oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi tai sidosryhmäsuhteiden hoitamiseksi. Vanhentuneet ja virheelliset tiedot poistetaan.

SHLL:n jäsenyritysten kontaktihenkilöiden yhteystietoja muutetaan ja/tai poistetaan jäsenyrityksen oman ilmoituksen
tai SHLL:n tietoon muutoin tulleen tiedon perusteella. Tapahtumien yhteydessä kerättyjä tietoja tai sidosryhmistä
tapauskohtaisesti kerättyjä yhteystietoja ei säilytetä, vaan ne hävitetään tilaisuuden tai käyttötarpeen jälkeen.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Henkilötietoihin, olivatpa ne tietoteknisessä muodossa tai paperille tulostettuina, on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä,
joiden on työtehtävissään tarpeellista käsitellä henkilötietoja. Heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietoja säilytetään työtiloissa, joihin on pääsy ainoastaan SHLL:n työntekijöillä ja muilla luvan saaneilla henkilöillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin pääsevät vain luvan saaneet henkilöt.

11. Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Tarkastaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista.
• Pyytää lainsäädännön mukaisesti häntä koskevien henkilötietojen poistamista, siirtämistä tai käsittelyn rajoittamista.
• Peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tilanteissa, joissa suostumus on tietojenkäsittelyn oikeusperusteena. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Kieltää milloin tahansa häntä koskevien tietojen käsitteleminen suoramarkkinointia varten.
• Tarkastamis- tai muu pyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjän kohdassa 3. mainitulle yhteyshenkilölle.
• Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös valvontaviranomaisen tutkittavaksi.
• Sidosryhmiin kuuluvalla henkilöllä on milloin oikeus tahansa pyytää omien yhteystietojensa poistamista ja häneen kohdistetun viestinnän lopettamista.