Luentolounas 2.4.2019

Helsingin Ammatti-Isännöitsijät HAI ry

Tietosuoja yhdistyksessämme

25.5.2018

Helsingin Ammatti-Isännöitsijät HAI ry on EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä henkilötietojen osalta. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä. 

Yhdistyksessämme kerätään henkilötietoja, jotta yhdistyksen hallintoa ja toimintaa voidaan käytännössä hoitaa. Jäsenluettelon pitäminen perustuu yhdistyslakiin, jonka mukaan hallituksen vastuulla on luettelon pitäminen yhdistyksen jäsenistä. Varsinaiseen jäsenluetteloon kuuluu vain jäsenen nimi ja kotipaikka. Kaikilla jäsenillä on oikeus tutustua jäsenluetteloon.

Jäsenluettelon lisäksi yhdistyksellä on jäsenrekisteri, jonka ylläpidosta vastaa Suomen Isännöintiliitto. Sen tietosisältöön kuuluvat jäsenen nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Yhdistys tallentaa myös tietoja avustusten saajista, jotta ne voidaan kohdistaa jäsenistöön tasapuolisesti.

Kerätyt henkilötiedot saadaan jäseniltä itseltään jäseneksi liittymisen tai muutosilmoitusten ilmoittautumisten yhteydessä tai erikseen lisätietoja pyydettäessä. Henkilötietoja saadaan myös internet-sivujen kautta esimerkiksi yhteystietolomakkeen kautta ja Isännöintiliiton sivustolla olevan jäsenhakemuslomakkeella. Jäsenhakemuksessa kysyttäviä tietoja ovat etunimi, sukunimi, syntymäaika, titteli, kotiosoite, sähköposti ja matkapuhelin.

Tietoja voidaan lisäksi tarvittaessa päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta (kuten numerotietopalvelu), millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden ja oikeellisuuden.  

Yhdistys ylläpitää myös internet -kotisivuja ja viestinnän kannalta tarvittavia sähköpostiosoitteistoja ja ryhmiä. Kotisivuilla on valokuvia sekä muita tietoja kuten tiedot hallituksen jäsenistä ja yhdistyksen toimihenkilöistä.

Henkilötietoihin on kokonaan tai osittain pääsy seuran toimistohenkilökunnalla, hallituksella, kirjanpitotoimistolla sekä toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä jäsenmaksu- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Tietoja siirretään säännönmukaisesti Suomen Isännöintiliitolle.  Viranomaiselle tietoja luovutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Yhdistyksemme varmistaa, että henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan tai yhteyskumppaneiltaan, joille tietoa luovutetaan tai siirretään. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla. Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n ulkopuolelle

Paperiset asiakirjat säilytämme yhdistyksen toimistolla.

Säilytämme henkilötietoja lakisääteisen ajan tai sen ajan, kun rekisteröity henkilö on yhdistyksen jäsen. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto häntä koskevista tiedoista, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Poistamis-, rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietosuojaan liittyvien oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli emme ole noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Aleksi Puistoon, aleksi.puisto@awisto.fi