Ohjelma klo 9.00–13.00

• Ohjelmaan saattaa tulla pieniä lisäyksiä ja/tai muutoksia asioiden esitysjärjestykseen ja sisältö saattaa päivittyä ajankohtaisten muutosten mukaiseksi.

Johdanto   

• Termejä
• Muuttuneen lainsäädännön vaikutus arkistointi-termiin
• Arkistointi ja pysyvä säilyttäminen
• Asiakirjojen ja asiakirjatiedon synty ja saapuminen
• Tiedon elinkaaren vaiheet

Miksi tiedonhallinta on tärkeää ja kenellä on vastuu tiedonhallinnasta?   

• Asiakirjatiedon merkitys yritykselle tai organisaatiolle
• Tieto pääomana
• Resurssien säästö
• Tiedonhallinta kilpailuvalttina
• Vastuu tiedonhallinnasta

Tiedonhallinta erilaisissa organisaatioissa

• Yksityinen vs. julkinen sektori
• Lähtökohta: suorittaako organisaatio julkista tehtävää?
• Lainsäädännön erot

Sähköinen säilyttäminen ja arkistointi

• Sähköinen arkistointi ja pitkäaikaissäilytys
• Sähköiset arkistot
• Operatiiviset järjestelmät
• Tarvitseeko tulostaa?
• Digitointi

Tiedonhallintasuunnitelman tavoitteet ja prosessit

• Tiedon elinkaaren hallinta
• Vieläkö tarvitaan arkistonmuodostussunnitelma (AMS)?
• Tiedonhallintasuunnitelma
• Automaattisen tiedonohjauksen hyödyt
• TOS:n laatiminen
• Tiedonohjausjärjestelmät
• Asia = prosessi
• Asianhallintajärjestelmät
• Esimerkkejä prosesseista
• Tiedonhallintamalli
• Uusi arkistointilaki ja tiedonhallintalain muutokset
• Arkistointisuunitelma?
• Tiedonhallintamallin esimerkkirakenne
• Demot: tiedonhallintamalli, tiedonhallintasuunnitelma
• Automaatio ja tekoäly

Asiakirjojen ja tietojen säilytysajat suunnitelman olennaisena osana

• Arvonmääritys ja seulonta
• Lainsäädäntö ja muu sääntely
• Säilytysaikasuositukset ja organisaation omat tarpeet
• Esimerkkejä: lait/sääntely, tiedonhallintalautakunnan ja Liikearkistoyhdistyksen säilytysaikasuositukset, puhtaasti organisaation oma tarve
• Case: Kirjanpitoaineiston säilytysajat ja -vastuu
• Case: SOTEa koskeva laki
• Demo: säilytysaikasuositus (+ sääntely)
• Asiakirjatiedon hävittäminen

Tietosuoja, tietoturva ja tiedonhallinta

• Asiakirjatiedon julkisuus
• Tietojen luovuttaminen
• Tietojen pyytäjän tunnistaminen ja tietojen lähetystapa
• Muuta tietopalveluun liittyvää
• Henkilötietojen käsittely
• Case: Suoramarkkinointi
• Asiakirjatieto ja tietosuojalainsäädännön merkitys
• Case: Asiakastietojen puuttuva säilytysaika
• Case: Säilytysajat vuosina tietosuojaselosteessa
• Tietosuojaan ja -turvaan liittyen huomioitava
• Case: Asianhallintajärjestelmä
• Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta
• Varautuminen ja poikkeusolot
• Säilytysolosuhteet ja vaurioitunut ja käyttökelvoton aineisto

Tiedonhallintasuunnitelma/TOS/tiedonhallintamalli + ”arkistointisuunnitelma” toimivana arjen työkaluna ja ohjenuorana

• Yleisimmät virheet ja miten ne vältetään
• Yhteenveto yrityksissä erityisesti huomioitavista asioista

Lopuksi

• Historian, nykyhetken ja tulevaisuuden rajapinnat
• Aikaa kysymyksille ja keskustelulle

_