Kuvaus

Asiakirjojen ja tietojen säilytysajat Suomessa määräytyvät useiden tekijöiden perusteella, kuten lainsäädännön, organisaation toiminnan tarpeiden ja tietojen käyttötarkoituksen mukaan. Yleisesti ottaen säilytysajat voidaan jakaa määräaikaiseen ja pysyvään säilytykseen.​ Useita asiakirjoja löytyy myös, mitä ei säilytä oikeastaan ollenkaan.

Tämä koulutus kertoo perusteet säilytyksestä ja arkistoinnisti lyhyesti. Tervetuloa säilytyksen ja arkistotoimen starttiin.

Kenelle: Julkisen hallinnon työntekijät, arkistonhoitajat, tietohallinnon asiantuntijat, sihteerit, tietosuojavastaavat, asiakirjahallinnon ja arkistoinnin parissa toimivat.

Tilaisuuden järjestäjänä toimii AluePro Oy, joka hoitaa käytännön järjestelyt ja laskutuksen.

__

Ohjelma 1,5 h. +/-15 min.

Koulutuksen sisältö:

• Johdanto ja tarpeellisen ajan peruste
  • Säilytysaikojen tarkoitus: toiminnalliset, juridiset ja historialliset syyt
  • Tietojohtaminen ja tiedon arvo organisaatiossa
• Lainsäädäntö ja sopimusoikeus
  • Tietosuoja lainsäädäntö
  • Muu lainsäädäntö
• Määräaikainen säilytys
• Pysyvä säilytys ja arkistointi
  • Kulttuurihistoriallista ja tutkimuksellista arvoa, muuta?
• Kansallisarkiston rooli?
• Esimerkkejä
  • Taloushallinto, HR, asiakastiedot
• Asiakirjojen elinkaari ja säilytysaikojen perusteet
  • Mitä tarkoitetaan asiakirjan elinkaarella?
• Säilytysaikojen määrittely käytännössä
  • Miten laaditaan säilytysaikasuunnitelma tai tiedonohjaussuunnitelma?
  • Esimerkkejä asiakirjatyypeistä ja niille suositelluista säilytysajoista
  • Muuttuvat säilytysajat
• Tiedon säilyttämisen riskit ja tietosuojanäkökulmat
  • Liian pitkät vs. liian lyhyet säilytysajat
  • Henkilötiedot ja niiden hävittäminen
  • Digitaalisen tiedon hallinta ja tietoturva

__