Ohjelma klo 9.00–16.00 +/- 15 min.

Sisältö;

• Johdanto
  • Termejä
  • Muuttuvan lainsäädännön vaikutus arkistointi-termiin
  • Asiakirjatiedon muodostuminen, käsittely ja hallinta
  • Tiedon elinkaaren vaiheet
• Yksityinen vs. julkinen sektori
  • Lähtökohta: suorittaako organisaatio julkista tehtävää?
  • Lainsäädännön erot ja Kansallisarkiston ja tiedonhallintalautakunnan rooli
  • Arkistonmuodostussuunnitelma, tiedonohjaussuunnitelma, tiedonhallintasuunnitelma, tiedonhallintamalli
  • Substanssiesimerkkejä: hallinto, HR, talous, markkinointi
• Tiedon säilytysmuoto ja -paikka
  • Syntysähköiset aineistot
  • Digitointi
  • Analogiset aineistot
• Asiakirjojen ja tietojen säilytysajat
  • Arvonmääritys ja seulonta
  • Lainsäädäntö ja muu sääntely
  • Säilytysaikasuositukset ja organisaation omat tarpeet
  • Case: kirjanpitoaineiston säilytysajat ja -vastuu
• Sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin perusteet
  • Mitä on sähköinen arkistointi? Entä säilyttäminen?
  • Tiedostomuodot
  • Paperiarkistoinnin ja sähköisen arkistoinnin erot
  • Tarvitseeko tulostaa?
  • Saako digitoidun asiakirjan hävittää?
• Laitteet ja tietojärjestelmät ja sähköinen säilyttäminen ja arkistointi
  • Valtakunnalliset sähköiset arkistot (esim. Elinkeinoelämän keskusarkisto, Kansallisarkisto)
  • Organisaation omat sähköiset arkistot
  • Asiankäsittelyjärjestelmät
  • Dokumentinhallintajärjestelmät
  • Muut operatiiviset järjestelmät
  • Järjestelmänvaihdot ja tietojen siirrot (migraatiot)
  • Järjestelmien väliset integraatiot
• Asian sähköinen käsittely
  • Asia = prosessi
  • Automaattisen tiedonohjauksen hyödyt
  • TOS:n laatiminen
  • Metatiedot ja niiden merkitys
  • Asian kirjaaminen ja rekisteröinti
  • Asiankäsittely, rekisteröinti ja arkistonmuodostus
• Sähköisen aineiston tietopalvelu
  • Asiakirjatiedon julkisuus
  • Tietojen luovuttaminen
• Tietosuoja ja -turva
  • Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta (lokitus)
  • Henkilötietojen käsittely
  • Varautuminen ja poikkeusolot
• Laadukas sähköinen säilyttäminen ja arkistointi
  • Yleisimmät virheet ja miten ne vältetään
  • Sähköisen aineiston vaurioituminen ja käyttökelvoton sähköinen aineisto
  • Yhteenveto yrityksissä erityisesti huomioitavista asioista
• Aikaa kysymyksille ja keskustelulle

_