Kuvaus

Mitä tarkoittaa tiedonohjaussuunnitelman (TOS) laatiminen prosessina? Koulutuksessa kuvataan TOS:an laatimisprosessia, jonka lopputuloksena syntyy tiedonohjaussuunnitelma. Koulutuksessa saat apuvälineitä käytännön toteuttamiseen tiedonohjaussuunnitelmatyön parissa työskenteleville.

Tiedonohjaussuunnitelma on käytännössä julkisoikeudellisille toimijoille pakollinen, mutta auttaa myös yksityistä tai kolmatta sektoria toimimaan oikein kohti sähköistä säilyttämistä ja asioiden käsittelyä. TOS-työssä inventoidaan ja dokumentoidaan tietojärjestelmien ohella kaikki asiakirjallisen tiedon elinkaari. Mitä tietoja on hyvä tarkastella ennen TOS-prosessia? Ja esimerkkejä siitä, kuinka tiedonohjaussuunnitelman laatimisprosesseja voidaan toteuttaa.

Sähköinen arkistotoimi asettaa vaatimuksia hyvälle tiedonhallinnalle ja toteuttamiselle. Tiedonohjussuunnitelman keskeinen tarkoitus on ohjata organisaation tietojen käsittelyä ja arkistointia. Sen pitäisi olla asiakirjatiedon ja tietojärjestelmien kokonaiskuvaus, jonka avulla voidaan tarkastella tiedonhallinnan toteutumista.

• Mitä ovat tiedonohjaussuunnitelman laatimisen prosessit?
• Tiedonohjaussuunnitelman merkitys organisaatiolle?
• Millaisia vaatimuksia lainsäädäntö antaa?
• Miten tiedonohjaussuunnitelma auttaa sähköiseen arkistointin siirtymistä?
• TOS yhteistyönä omassa organisaatiossa?
• Tiedonohjaussuunnitelma prosessina?

Kenelle: Asiakirjahallinnossa ja arkistoinnin parissa toimiville asiantuntijoille, esimiehille ja johdolle.

__

Etäkoulutus: Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen ja ylläpito, PDF

Ohjelma klo 13.00 - 16.00, +/-15 min.

Sisältö:

Johdanto

• Tiedonohjaussuunnitelmien tekeminen
• Tiedonohjaussuunnitelma vs arkistonmuodostussuunnitelma
• Arkistosuunnitelma
• Tarkoitus ja tavoite
• Toteuttaminen

Tiedonohjaussuunnitelma eri näkökulmasta

• Ohjaavat normit ja lainsäädäntö
• Hyvä tiedonhallinta vai minimivaatimukset
• Keskeiset käsitteet
• Mikä muuttunut? 

Tiedonohjaussuunnitelma

• Ohjaaminen ja seuranta
• Työ projektina: dokumentointi ja mihin?
• Erilaista metatietoa ja tyypit
• Suosituksia
• Haasteita
• Järjestelmätoimittajat

TOS ja päivittämisen vastuut

Vastuunjako

Seuranta ja ylläpito

• Kohti uutta arkistolakia

Esimerkkejä

__