Kuvaus

Miksi fokus tiedonhallintaan ja HR:n asiakirjoihin? Etätöiden tekeminen muutti jo henkilöstöhallintoa pandemia aikana. Nyt on huomattu esim. päivittäisten henkilöstöhallinnon työtehtävät esim. tiedonhallinta, arkistointi ja muutkin prosessit vaativat kehittämistä. Päivän aikana käydään läpi päivittäisten henkilöstöhallinnon työtehtävien arkistoinnin prosesseja ja kulkua. Prosesseihin voisi esittää kehittämisehdotuksia sähköisen liittyen henkilöstöhallinnon viitekehykseen esim. käytössä olevien ohjelmiston rajoissa. Tarvitaan havainnointia, kehitysehdotuksia prosessien sähköistämiseksi. Koulutuksen tavoitteena parantaa asiakirjojen sähköistä käsittelyä ja muuttaa prosesseja sujuvammaksi.

Koulutuksen tavoitteena on löytää arkistointiin ja säilytykseen lisää vauhtia, myös termi tiedonhallinta ja tiedolla johtaminen tuo lisää kehitysehdotuksia mm. henkilöstöhallinnon päivittäisiin työtehtäviin. Koulutuksessa käsitellään henkilöstöhallinnon arkistointia, henkilöstöhallinnon kehitystä, sähköisiä prosesseja ja sen tuomia hyötyjä.

Kouluttaja: Tieto- ja teknologia-asiantuntija Jarkko Koivuniemi

Tilaisuuden järjestäjänä toimii AluPro Oy, joka hoitaa käytännön järjestelyt ja laskutuksen. 

__

Ohjelma klo 09.00 - 12.00

Johdanto tiedon ja arkistoinnin nykytilaan

• Henkilöstöhallinnon toimintaprosessit ja tehtävät
• Arkistonmuodostaja ja arvonmääritys, mitä ja missä?
• Arkistonmuodostussuunnitelma, tiedonohjaussuunnitelma vai arkistosuunnitelma?
• Säilyttäminen vai arkistointi?

Mitä ja ketä varten henkilöstöhallinnon asiakirjoja arkistoidaan?

• Tiedonhallinta vs arkistointi
• Paperia vai sähköistä? Mikä metatieto?
• Lomakkeet

Lainsäädäntö, määräykset ja standardit

• Kansainväliset standardit
• Tiedonhallintalautakunta vs Kansallisarkisto
• Yritykset vs julkiset
• Säilytysajan määrittäminen ja toimenpiteet

Mikä muuttunut viime vuonna?

Henkilöstöhallinnon asiakirjojen arvonmääritys ja arkistointi

Sähköinen toimintaympäristö ja kohti sähköistä arkistointia

• Prosessit, luokittelu, käyttäminen, hävittäminen ja arkistointi
• Tietosuoja ja arkistointi
• HR vs taloushallinto

Henkilöstöhallinnon säilytysaikasuositukset, elinkaaren hallinta

Asiakirjojen säilytystavat ja –ajat

• Henkilöstöasioiden ohjaus, suunnittelu ja raportointi, TES
• Työaikaan ja työuraan liittyvät muut asiakirjatOhjaus ja valvonta, johtor
• hmän pöytäkirjat ja muistiot
• Tietoaineistojen pysyvä säilytys
• Palvelussuhdeasiat ja ylläpito, rekrytointi, kehittäminen, muut perustiedot
• Palkkakortti, palkkalista, tulorekisterin velvoitteet
• Palkkalaskelmat ja muutosilmoitukset, palkankorotukset, luontoisedut
• Työoikeudelliset toimenpiteet
• Tunti-ilmoitukset, lisä- ja ylityöilmoitukset, työaikakorvausilmoitukset
• Työterveys, lääkärintodistukset, poissaolo- ja vuosilomailmoitukset
• Ennakonpidätys, työntekijämaksut, ay-jäsenmaksut, maksukiellot
• Maksuluettelot, palkkasuoritusten kk-ilmoitukset, palkkatilastot
• Kelan ja tapaturmavakuutusyhtiön hakemukset ja päätökset
• Yhteistoiminta ja luottamushenkilötoiminta, asiakirjat ja muistiot
• Palkanlaskennan kirjanpidon tositteet, sairasloman asiakirjat
• Kehittäminen, kehityskeskustelut, työhyvinvointi ja työtyytyväisyys
• Työsuojelu ja työturvallisuus
• Huomionosoitukset

Säilytysmuodot

Poikkeusolot ja varautuminen tiedon ja asiakirjojen kannalta

Esimerkkejä ja malleja

_

Samasta organisaatiosta lisäosallistuja puoleen hintaan!

Huom. Lisäosallistuja tarjous edellyttää yhden normihintaisen osallistumisen ja ei yhdistetä muihin etuihin.

Peruuttaminen:
Estyneen tilalle voidaan vaihtaa toinen osallistuja kuluitta. Myöhemmin kuin 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä peruutuksista tai peruuttamatta jätetystä ja käyttämättömästä koulutuspaikasta veloitetaan osallistumismaksu kokonaisuudessaan. Peruutus on tehtävä sähköpostilla aspa@aluepro.fi.

Varaamme oikeuden muutoksiin, ja siirtää jo sovittuja lähikoulutuksia myöhempään ajankohtaan, tai muuttaa etäkoulutuksiksi. Koulutus saattaa siirtyä tai peruuntua mm. viranomaismääräysten vuoksi tai vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Muutosten osalta tiedotamme osallistujia erikseen.

__