TIETOSUOJASELOSTE: TAPAHTUMAN OSALLISTUJAREKISTERI

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjät

• Jyränkölän Setlementti ry
• Heinolan kaupunki
• 4event Oy

Järjestäjät toimivat tapahtuman osalta yhteisrekisterinpitäjinä.

2. Rekisterin tekninen ylläpitäjä (Henkilötietojen käsittelijä)

• 4event Oy ja Eventilla
  Rekisteriä ja ilmoittautumisia säilytetään tapahtuman ajan Eventilla -ilmoittautumisjärjestelmässä. Eventillalla ei ole oikeutta tietojen käyttöön.

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

• Jouko Pihlanen, sähköposti: jouko.pihlanen@4event.fi
  

4. Rekisterin nimi

Juhlavuosiseminaari 250-vuotiaan Heinolan kunniaksi – osallistujarekisteri.

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tapahtuman järjestämiseksi.

Tietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

• Tapahtuman käytännön järjestelyt, kuten rajatun osallistujamäärän seuranta.
• Tapahtumaan liittyvä viestintä (esim. vahvistusviestit)

6. Rekisterin tietosisältö

Ilmoittautumisen yhteydessä osallistujista kerätään seuraavat tiedot:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään tapahtumaan vapaaehtoisesti rekisteröityvältä itseltään ilmoittautumissivun kautta Eventilla-järjestelmässä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi tapahtuman järjestämisen kannalta välttämättömille kumppaneille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä käsitellään huolellisesti. Digitaalisessa Eventilla-järjestelmässä olevat tiedot on suojattu asianmukaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Pääsy tietoihin on vain niillä 4event Oy:n sekä tapahtumajärjestäjien nimetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä vuoksi.

10. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tapahtuman toteuttamisen ja siihen liittyvien välittömien jatkotoimenpiteiden vuoksi.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot, pyytää virheellisten tietojen korjaamista sekä pyytää tietojensa poistamista. Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 3 mainitulle yhteyshenkilölle.