Kuvaus

AMS ja TOS jäävät historiaan – oletko valmis uuteen arkistointiin?

Uusi arkistolaki pakottaa organisaatiot ajattelemaan arkistointia uudella tavalla: yksittäisistä asiakirjoista siirrytään koko tiedon elinkaaren hallintaan. Arkistosuunnitelma 2026 ei ole enää lomake tai luettelo, vaan strateginen väline, joka yhdistää tiedonhallinnan, tietosuojan, järjestelmät ja vastuut. Tässä koulutuksessa opit, mitä uusi malli tarkoittaa käytännössä, mitä vanhasta säilyy ja miten rakennat organisaatiollesi toimivan, lainmukaisen ja tulevaisuuden kestävän arkistoinnin suunnitelman.

Kohderyhmä: Julkishallinnon asiakirjahallinto ja arkistointitoimi, tiedonhallinnan asiantuntijat, ICT henkilöstö, tietosuojavastuulliset, johto ja esihenkilöt (vastuut ja päätöksenteko). Muut arkistotoimen kehittämisestä kiinnostuneet.

__

Etäkoulutus: Arkistosuunnitelma 2026 - AMS ja TOS jäävät historiaan, oletko valmis uuteen arkistointiin?, PDF

Ohjelma klo 13.00–16.00 +/- 15 min.

Sisältö;

Miksi AMS ja TOS poistuvat? (tausta ja lainsäädäntö)

• Vanha malli lyhyesti AMS/TOS
• Uusi toimintaympäristö
  • Born digital, järjestelmäriippuvuus, tiedon elinkaariajattelu
  • Tietosuoja, tietoturva, automaatio, tekoäly
• Uusi arkistolaki, mitä uutta ja ydinajatus
• Yksi kokonaisuus
  • Tiedon syntyminen, käyttö, säilyttäminen, hävittäminen, pysyvä säilyttäminen / arkistointi

Mitä voisi tarkoittaa Arkistoinnin suunnitelma 2026?

• Uusi käsite käytännössä - dokumentoitu tapa koko elinkaaren ajan
• Ei vain mitä säilytetään, vaan miten tieto elää?

Miltä uusi arkistoinnin suunnitelma voisi koostua?

• Keskeiset osa-alueet
  • Toimintalähtöinen tiedonhallinta
  • Mitä tehtäviä organisaatiolla on? Mitä tietoa syntyy ja missä järjestelmissä?
  • Prosessit, palvelut, tehtävät
• Tiedon elinkaarimalli
• Säilytysratkaisut ja vastuut
  • Pysyvä säilyttäminen
  • Yhteys Kansallisarkiston määräyksiin
• Tietosuoja ja tietoturva – tätä ei ollut AMS:ssa (nyt pakollinen)
  • Henkilötiedot, suojausluokat, käyttöoikeudet, lokit, valvonta
• Automaation ja tekoälyn huomiointi (täysin uusi ulottuvuus)
  • Syntyykö tietoa automaattisesti? Miten säilytysajat toteutuvat järjestelmissä?
  • Voidaanko hävittäminen automatisoida?

Mitä vanhasta säilyy – ja mikä oikeasti muuttuu?

• Mitä säilyy
  • Säilytysaikojen määrittely, pysyvästi säilytettävän tiedon tunnistaminen
  • Vastuut ja ohjeistukset
• Muuttuu
  • Asiakirjakeskeisyys → tietokeskeisyys
  • Staattinen suunnitelma → elävä malli
  • Paperiajattelu → järjestelmäajattelu

Miltä tämä voi näyttää käytännössä? (esimerkkirakenne)

• Arkistoinnin suunnitelma 2026 – sisältöluonnos
  • Johdanto ja vastuut
  • Organisaation tehtävät ja palvelut
  • Tietoryhmät ja järjestelmät
  • Tiedon elinkaarimallit
  • Säilytysajat ja -perusteet
  • Pysyvä säilyttäminen
  • Tietosuoja ja tietoturva
  • Automaation ja digitaalisen säilyttämisen periaatteet
  • Ylläpito ja päivitys
• Lopputulos organisaatiolle
  • Yhteinen ymmärrys uudesta arkistoinnin logiikasta
  • Valmius rakentaa oma arkistoinnin suunnitelma
  • Vähemmän “lomaketäyttöä”, enemmän todellista ohjausta
  • Parempi yhteensopivuus digitalisaation ja tekoälyn kanssa

_