Ohjelma klo 13.00–16.00 +/- 15 min.

Sisältö;

Miksi AMS ja TOS poistuvat? (tausta ja lainsäädäntö)

• Vanha malli lyhyesti AMS/TOS
• Uusi toimintaympäristö
  • Born digital, järjestelmäriippuvuus, tiedon elinkaariajattelu
  • Tietosuoja, tietoturva, automaatio, tekoäly
• Uusi arkistolaki, mitä uutta ja ydinajatus
• Yksi kokonaisuus
  • Tiedon syntyminen, käyttö, säilyttäminen, hävittäminen, pysyvä säilyttäminen / arkistointi

Mitä voisi tarkoittaa Arkistoinnin suunnitelma 2026?

• Uusi käsite käytännössä - dokumentoitu tapa koko elinkaaren ajan
• Ei vain mitä säilytetään, vaan miten tieto elää?

Miltä uusi arkistoinnin suunnitelma voisi koostua?

• Keskeiset osa-alueet
  • Toimintalähtöinen tiedonhallinta
  • Mitä tehtäviä organisaatiolla on? Mitä tietoa syntyy ja missä järjestelmissä?
  • Prosessit, palvelut, tehtävät
• Tiedon elinkaarimalli
• Säilytysratkaisut ja vastuut
  • Pysyvä säilyttäminen
  • Yhteys Kansallisarkiston määräyksiin
• Tietosuoja ja tietoturva – tätä ei ollut AMS:ssa (nyt pakollinen)
  • Henkilötiedot, suojausluokat, käyttöoikeudet, lokit, valvonta
• Automaation ja tekoälyn huomiointi (täysin uusi ulottuvuus)
  • Syntyykö tietoa automaattisesti? Miten säilytysajat toteutuvat järjestelmissä?
  • Voidaanko hävittäminen automatisoida?

Mitä vanhasta säilyy – ja mikä oikeasti muuttuu?

• Mitä säilyy
  • Säilytysaikojen määrittely, pysyvästi säilytettävän tiedon tunnistaminen
  • Vastuut ja ohjeistukset
• Muuttuu
  • Asiakirjakeskeisyys → tietokeskeisyys
  • Staattinen suunnitelma → elävä malli
  • Paperiajattelu → järjestelmäajattelu

Miltä tämä voi näyttää käytännössä? (esimerkkirakenne)

• Arkistoinnin suunnitelma 2026 – sisältöluonnos
  • Johdanto ja vastuut
  • Organisaation tehtävät ja palvelut
  • Tietoryhmät ja järjestelmät
  • Tiedon elinkaarimallit
  • Säilytysajat ja -perusteet
  • Pysyvä säilyttäminen
  • Tietosuoja ja tietoturva
  • Automaation ja digitaalisen säilyttämisen periaatteet
  • Ylläpito ja päivitys
• Lopputulos organisaatiolle
  • Yhteinen ymmärrys uudesta arkistoinnin logiikasta
  • Valmius rakentaa oma arkistoinnin suunnitelma
  • Vähemmän “lomaketäyttöä”, enemmän todellista ohjausta
  • Parempi yhteensopivuus digitalisaation ja tekoälyn kanssa

_