Ohjelma klo 9.00–16.00 +/- 15 min.

• Ohjelmaan saattaa tulla pieniä lisäyksiä ja/tai muutoksia asioiden esitysjärjestykseen ja sisältö saattaa päivittyä ajankohtaisten muutosten mukaiseksi.

Sisältö;

• Johdanto
  • Termejä
  • Muuttuvan lainsäädännön vaikutus arkistointi-termiin
  • Asiakirjatiedon syntyminen ja saapuminen sekä tiedon elinkaaren vaiheet
• Yksityinen vs. julkinen sektori
  • Lähtökohta: suorittaako organisaatio julkista tehtävää?
  • Lainsäädännön erot ja yhtäläisyydet: arkistointilaki, tiedonhallintalaki, muut lait
  • Kansallisarkiston ja tiedonhallintalautakunnan rooli
  • Tiedon elinkaaren hallinnan suunnittelu ja suunnitelma
  • Demot: tiedonhallintamalli ja tiedonhallintasuunnitelma
• Tiedon säilytysmuoto ja -paikka
  • Oletus: sähköinen arkistointi
  • Syntysähköiset aineistot
  • Analogiset aineistot
  • Digitointi
• Asiakirjojen ja tietojen säilytysajat
  • Arvonmääritys ja seulonta
  • Lainsäädäntö ja muu sääntely
  • Esimerkkejä: lait/sääntely, tiedonhallintalautakunnan ja Liikearkistoyhdistyksen säilytysaikasuositukset, puhtaasti organisaation oma tarve
  • Säilytysaikasuositukset ja organisaation omat tarpeet
  • Demo: säilytysaikasuositus (+ sääntely)
  • Asiakirjatiedon hävittäminen
  • Arkistoinnin merkitys
  • Mikä tekee asiakirjasta arkistoitavan?
  • Sähköinen pitkäaikaissäilytys
• Sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin perusteet
  • Mitä on sähköinen arkistointi? Entä säilyttäminen?
  • Tiedostomuodot
  • Metatiedot
  • Paperiarkistoinnin ja sähköisen arkistoinnin erot
  • Tarvitseeko tulostaa?
  • Saako digitoidun asiakirjan hävittää?
• Laitteet ja tietojärjestelmät ja sähköinen säilyttäminen ja arkistointi
  • Sähköisen arkistoinnin järjestämisen nykytila
  • Valtakunnalliset sähköiset arkistot (esim. Elinkeinoelämän keskusarkisto, Kansallisarkisto) ja arkistojen hankintapoliittinen työnjako
  • Organisaation omat sähköiset arkistot
  • Asiankäsittelyjärjestelmät ja tiedonohjausjärjestelmät
  • Muut operatiiviset järjestelmät ja tiedonohjaus
  • Dokumentinhallintajärjestelmät
  • Integraatiot, järjestelmänvaihdot ja tietojen siirrrot (migraatiot)
  • Case: migraatio
• Asian sähköinen käsittely
  • Tavoitteet ja merkitys
  • Asia = prosessi
  • Automaattisen tiedonohjauksen hyödyt
  • TOS:n laatiminen
  • Asiankäsittelyn metatiedot
  • Case: diaarinumero
  • Asian kirjaaminen ja rekisteröinti
  • Esimerkkejä prosesseista
  • Demo: TOS
  • Asianhallinta, rekisteröinti ja tietoaineistojen muodostuminen
• Sähköisen aineiston tietopalvelu
  • Asiakirjatiedon julkisuus
  • Tietojen luovuttaminen
• Tietosuoja ja -turva
  • Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta (lokitus)
  • Henkilötietojen käsittely
  • Case: suoramarkkinointi
  • Varautuminen ja poikkeusolot
• Laadukas sähköinen säilyttäminen ja arkistointi
  • Yleisimmät virheet ja miten ne vältetään?
  • Sähköisen aineiston vaurioituminen ja käyttökelvoton sähköinen aineisto
  • Automaatio ja tekoäly
  • Yhteenveto yrityksissä erityisesti huomioitavista asioista
• Aikaa kysymyksille ja keskustelulle
• Sähköinen säilyttäminen ja arkistointi nyt

_